Capítulo 7. Documentación del proyecto

 

 

Objetivos: En este capítulo aprenderá:

La importancia de la documentación de proyectos

El proceso de documentación

Cómo proteger los registros

Cuáles son los documentos que usualmente se necesitan en un proyecto

Qué es SOW

Qué es RFP

Qué es RFQ

Qué es un contrato


La importancia de la documentación

 

La documentación de la red de cables es una parte necesaria del proceso de diseĖo e instalación de una red de fibra óptica aunque suele pasarse por alto. El proceso de documentación comienza al principio del proyecto y continúa hasta su finalización.

 

Documentar la instalación correctamente durante el proceso de planificación ahorrará tiempo y materiales durante la instalación; además, agilizará la instalación de los cables y la realización de las pruebas, debido a que ya se conocerá el recorrido del tendido y la ubicación de las terminaciones. Una vez realizada la instalación de los componentes, la documentación deberá completarse con los datos de la comprobación de pérdidas para que el usuario final la acepte. Durante la identificación y solución de problemas, contar con documentación simplifica el rastreo de enlaces y la detección de fallas. En general, para que el cliente acepte la instalación, se requiere que la documentación haya sido realizada correctamente.


La documentación debe comenzar con la ubicación o la trayectoria exacta de la red de cables. En el caso de los cables de redes en planta externa (OSP), es necesario realizar la documentación de todo el trazado, pero también indicar detalles sobre ubicaciones específicas, por ejemplo, de qué lado de las calles están ubicados los cables, qué tramo está en postes, dónde y a cuánta profundidad están enterrados los cables y los cierres de empalme, así como también, si los marcadores y la cinta de trazado están enterrados junto con el cable. Para los cables de planta interna también es necesario indicar detalles similares a fin de poder localizar el cable en cualquier parte de su trayecto.

 

Los cables de fibra óptica, en especial aquellos de la red troncal, pueden contener varias fibras que conectan varios enlaces diferentes que pueden dirigirse a distintos lugares. Por lo tanto, la red de cables de fibra óptica debe documentar el trayecto de cada fibra, las interconexiones y los resultados de las comprobaciones.

 

Entre los datos que deben incluirse, mencionaremos los siguientes:

 

-   sistema de transmisión (tipos de equipos, ubicación, datos de comprobación);

-   trazado: dónde está ubicada la red de cables y el trayecto de los enlaces de cada cable;

-   ubicación de los componentes intermedios (postes de servicios públicos, bocas de acceso o agujeros de inspección, pedestales, casetas, edificios, etc.);

-   cable: fabricante, tipo, longitud, tipo de fibra y tamaĖo;

-   puntos de terminación y de empalme (en marcadores de distancia, paneles de conexiones, etc.);

-   conectores: tipos (empalmes o conectores y el tipo), fibras conectadas;

-   datos de comprobación (pérdida de inserción, trazados del OTDR, inspecciones de conexiones con microscopio, dispersión cromática (CD), dispersión por modo de polarización (PMD), según sea necesario)

-   ubicación de la información, los manuales, el historial de la red, y todo ello en múltiples copias de seguridad almacenadas en ubicaciones diferentes.

 

La mayoría de estos datos se pueden conservar en planos CAD y en bases de datos o programas que almacenen datos de los componentes, las conexiones y las comprobaciones. En el caso de enlaces de larga distancia en planta externa que contengan empalmes también se puede contar con los datos de los trazados de OTDR (reflectómetro óptico en el dominio de tiempo), los cuales deben almacenarse en documentos impresos y, de ser posible, en archivos de computadora guardados en discos para tener acceso a ellos si surgen problemas. Debe haber una computadora con un programa que permita visualizar los trazados, por lo que debe haber una copia de dicho programa en los discos junto con los archivos. Si los datos del OTDR se almacenan digitalmente, es necesario contar con una lista de los archivos de datos como parte de la documentación, de modo que sea más simple encontrar trazados específicos del OTDR .

 


El proceso de documentación


La documentación comienza con un diseĖo básico de la red. Puede que un boceto sobre los planos de una construcción funcione si se trata de una red pequeĖa, pero en el caso de una gran red LAN a nivel campus, de una red metropolitana o bien de una de larga distancia probablemente sea necesario un diseĖo CAD completo.  La mejor forma de organizar los datos es utilizar un plano de las instalaciones y agregarle la ubicación de todos los cables y puntos de conexión; además, se deben identificar todos los cables y racks o paneles en gabinetes y luego ya se puede transferir esta información a una base de datos.

Los cables de fibra óptica, en especial aquellos de la red troncal, pueden contener varias fibras que conecten diferentes enlaces que a su vez pueden tener trayectos hacia distintos lugares. Por lo tanto, en una red de cables se debe documentar la ubicación de los cables, el recorrido de cada fibra, las interconexiones y los resultados de las comprobaciones.  Se deben registrar las especificaciones de cada cable y cada fibra: el fabricante, el tipo de cable y de fibra, la cantidad de fibras, el tipo de fabricación del cable, la longitud aproximada y la técnica de instalación (subterránea, aérea, horizontal "plenum", vertical "riser"), etc.)


Resultará útil saber los tipos de paneles y componentes en uso, así como también el tipo de equipamiento que se conectará. En caso de instalar una gran red de cables con varias fibras oscuras (sin uso), es probable que algunas queden abiertas o sin terminar en los paneles, lo cual también debe ser documentado. Al diseĖar una red, siempre es bueno contar con fibras de repuesto y puntos de interconexión en los paneles para futuras expansiones, reenrutamiento para reparación o para mover el equipo de red.


Documentar no implica solamente registrar. Todos los componentes deben identificarse con etiquetas permanentes codificadas con colores en lugares accesibles. Una vez determinado el esquema de etiquetado de fibras, todos los cable, las fibras accesibles y puntos de terminación deben etiquetarse para su identificación. Es preferible que el esquema sea simple y, de ser posible, que se proporcionen explicaciones en los paneles de conexiones o en la parte interna de las tapas de las cajas de terminación.


Protección de los registros

Los registros de la documentación de la red de cables son documentos muy importantes. Guarde varias copias de seguridad de cada documento, ya sea que estén en papel o archivadas en una computadora, y en distintos lugares por razones de seguridad. En caso de que se entregue una copia al cliente, el instalador debe guardar sus propios registros para futuros trabajos relacionados con el proyecto. Es importante contar con toda la documentación en soporte papel así como con un kit de reparacióncon componentes de repuesto, herramientas e instrucciones para utilizar en caso de interrupciones o daĖos en los cables.

 

La documentación debe mantenerse actualizada para conservar su utilidad, por lo que debe asignarse dicha tarea de actualización a una persona que trabaje en la obra, quien deberá ser responsable de informar sobre actualizaciones necesarias a las personas que tengan copias de la documentación. La modificación de los registros debe restringirse para evitar que se realicen cambios no autorizados en la documentación. Algunas empresas exigen que se genere una orden de trabajo para cualquier cambio y dicha orden permanece abierta hasta que se aprueba como "documentación actualizada".


Redacción de los documentos y las especificaciones del proyecto

 

Documentos habituales

La clave para que un proyecto resulte exitoso es la comprensión acabada de él, así como de los requisitos del cliente y las expectativas del contratista. Todo ello se traduce en ciertos documentos cuyo contenido negocian y posteriormente redactan las partes involucradas. Estos documentos comienzan a redactarse antes del inicio del proyecto de forma que todos conozcan el alcance del proyecto en sí y terminan de redactarse cuando las copias definitivas de la documentación se presentan al cliente. A continuación se presentan los documentos que se utilizan habitualmente para definir un proyecto: Alcance del Trabajo (SOW, por sus siglas en inglés), Solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), Solicitud de Cotización (RFQ, por sus siglas en inglés) y el contrato.


Observación: Existe toda una categoría que no hemos incluido, la documentación concreta del diseĖo técnico, que incluye los planos del proyecto, la lista de componentes, las instrucciones de instalación, etc. Dado que hay tantas opciones disponibles, resulta difícil abarcar todo en detalle. Se presupone que los diseĖadores de la red han elegido un programa CAD, un GIS (sistema de información geográfica) o un paquete de diseĖo en línea (en la nube) y ya se han familiarizado con su uso. Consulte los apéndices para obtener mayor información sobre paquetes de documentación.

 

Alcance del trabajo (SOW)

El documento "Alcance del Trabajo" lo crea quien inicia el proyecto para describir el trabajo que se realizará o los servicios que proveerá el contratista; en este documento se describen las tareas que se realizarán, se indican los métodos que se utilizarán y se define el plazo de ejecución. Además, debe contener los requisitos de rendimiento y de diseĖo. Cuando este documento se realiza para proyectos de fibra óptica o de cableado de comunicaciones debe a su vez formar parte de un documento más amplio del proyecto de construcción que se base en un formato estandarizado llamado "FormatoMaestro" en Estados Unidos y Canadá.


Que este documento esté bien redactado puede aportar más al éxito de un contrato que cualquier otra parte del proceso de contratación. Un buen documento de este tipo es claro, completo y lo suficientemente lógico para que pueda ser comprendido por quien lo recibe y por el personal de la universidad que lo administrará. Debido a que describe los detalles de la ejecución del proyecto será el criterio con el que se mida el trabajo de quien lo ejecute, es por ello por lo que el solicitante, administrador del contrato y/o experto en el tema debería ser quien coordine la elaboración de este documento.


El documento SOW debe ser claro, preciso y completo; es decir, que debe describir el proyecto de forma inequívoca, e incluir lo que debe realizarse, quién lo realizará, cuál es el plazo del proyecto, dónde se realizará y cómo se determinará la finalización exitosa del proyecto. Este documento puede ser detallado y específico si el trabajo puede definirse en su totalidad o puede ser más flexible cuando el proyecto esté abierto a diferentes opciones y libertades para alcanzar los objetivos del cliente.


El documento Alance del Trabajo solo forma parte del proceso de contratación. Por lo tanto, generalmente no se incluyen en él disposiciones sobre cuestiones legales, financieras o de administración del contrato (cálculo de costos, designación de personal esencial, métodos de pago, exigencias de confidencialidad, tipos de contratos). Estos temas se incluyen en otros documentos contractuales.

 
Esquema del proceso de elaboración del documento Alance del Trabajo

A fin de elaborar un esquema de trabajo completo, puede considerarse incluir los puntos que siguen a continuación:

 

1. Objetivos: identificar concretamente los objetivos finales deseados para el proyecto y los requisitos técnicos asociados.

 

2. Contexto del proyecto: elaborar una lista de información general que ayude al contratista a comprender la naturaleza y origen de los requerimientos. Incluir un resumen breve de los objetivos adecuados, autoridad legal del programa, programas principales, y objetivos establecidos por políticas y/o procedimiento, de ser pertinentes. Describir la relación entre el esfuerzo y los objetivos y programas principales.

 

3. Alcance: describir claramente el alcance de los esfuerzos solicitados al contratista en función de los objetivos del proyecto.

 

a. Consideraciones técnicas: indicar las consideraciones técnicas que podrían influir en el enfoque o los esfuerzos del contratista. Se deben especificar todos los fenómenos, técnicas, metodologías o resultados de trabajos previos relacionados que sean conocidos y concretos y por ende puedan influir en el enfoque o bien en los esfuerzos del contratista.

 

b. Tareas: elaborar una lista de tareas y subtareas concretas que deberá realizar el contratista para cumplir con los objetivos, y establecer el orden en el que deberán cumplirse dichas tareas.

 

4. Aceptación: establecer etapas o puntos de control de gestión que estén incluidos en la secuencia de tareas en las que el cliente revise, apruebe, acepte o rechace lo realizado. Determinar criterios básicos relevantes y bien definidos para evaluar el rendimiento del contratista. Estos criterios básicos tienen por objeto:  (a) evitar que el contratista se involucre en áreas no pertinentes;  (b) evaluar los resultados del trabajo terminado; (c) ayudar a definir si cambios posteriores o cambios de enfoque en los esfuerzos realizados se ajustan al alcance del trabajo inicial; y (d) ayudar al gerente del proyecto y al responsable de contrataciones en la supervisión del progreso del trabajo. La supervisión es especialmente importante en contratos que se realizan por etapas, y en los que es necesario identificar cuando el rendimiento es deficiente en una etapa inicial; esto permitirá que el gerente del proyecto informe al personal de contrataciones sobre las acciones de un contratista que incumple lo acordado, cuestión que debería abordarse rápidamente antes de que sus efectos comprometan al contrato en su totalidad.

 

5. Responsabilidades: identificar todas las oportunidades en las que el cliente y el contratista deben participar de forma conjunta en el proyecto, así como la naturaleza y duración de todas las tareas y responsabilidades. Todas las tareas que requieran la colaboración del cliente (equipamiento suministrado por el cliente, recursos, materiales, etc.) deben indicarse de forma específica. También debe indicarse específicamente la naturaleza y requisitos de la asistencia que debe brindarse al cliente.

 

6. Cronograma: elaborar un cronograma de la secuencia de tareas que tiene que realizar

 el contratista, así como un cronograma similar para incluir a las responsabilidades de los clientes que estén relacionadas con dichas tareas.

 

7. Entregas: identificar de forma precisa los requisitos de las entregas que debe cumplir el contratista e indicar una fecha de entrega para cada una de ellas. Incluir detalles de todas las entregas con respecto al tipo y la cantidad. Por ejemplo, dichos detalles deben proporcionarse en el caso de modelos teóricos, programas informáticos, planos, documentación, informes u otros datos. Indicar de forma concreta lo que el contratista debe entregar en ocasiones específicas a medida que el trabajo progresa así como al momento de finalización del contrato de ejecución. Los plazos de entrega deben indicar el tiempo transcurrido expresado en días hábiles o días corridos (por ej. días corridos contados a partir de la adjudicación del contrato) o bien especificar una fecha en el calendario

 

8. Requisitos de documentación/datos: Determinar todos los requisitos de los datos o documentación técnica, incluso el uso que va a hacer de ellos el gerente del proyecto.

 

9. Requisitos de información: Determinar los requisitos de la información de gestión que el contratista debe cumplir.

 

10. Tiempo: Calcular la mano de obra profesional y técnica por horas, semanas, meses o aĖos requerida para que el contratista cumpla con la labor acordada en el contrato, según corresponda. La elaboración de este esquema permitirá: (a) dirigir toda la atención al contenido técnico; (b) ayudar a evitar omisiones significativas; (c) colaborar en el logro de fluidez y continuidad; y (d) ayudar a eliminar material innecesario y redundante.



Formato del documento Alcance del Trabajo

A pesar de que las partes de este documento pueden variar en función del objetivo, la complejidad, el tamaĖo y la naturaleza del trabajo a realizarse, contar con un formato flexible de siete partes aporta un enfoque práctico a la redacción del documento. Las siete partes sugeridas son:

 

1. Contexto: descripción general del proyecto y comentarios relevantes sobre el desarrollo del proyecto.

 

2. Alcance: resumen del documento SOW en el que se describa el propósito del proyecto y el resultado final deseado.


3. Referencias: todos los documentos pertinentes u otros tipos de archivos/normas, etc.


4. Requisitos que incluyen a los cronogramas: descripción exacta del proyecto.

 

5. Progreso/Cumplimiento: modo en que el cliente evaluará el progreso o finalización del proyecto y el cumplimiento de los requisitos incluidos en el documento SOW.

 

6. Envío/Entrega/Accesibilidad: especificación de los requisitos para realizar la documentación de la finalización del proyecto, que debe incluir la finalización del trabajo, los datos de trabajo/comprobación y la documentación final.

 

7. Notas: elaboración de otras secciones o temas cuyo contenido no es apropiado para incluir en las secciones arriba mencionadas.


El formato compuesto por estas siete partes sirve a modo de guía. Esto no significa que el documento SOW deba dividirse en párrafos con títulos y subtítulos, sino que el SOW simplemente puede reflejar un conjunto de ideas en orden basado en esta estructura de siete partes.

 



Solicitud de propuesta (RFP)

Una solicitud de propuesta (RFP) forma parte de la etapa inicial dentro de un proceso de contratación; se invita a proveedores a presentar una propuesta sobre un servicio o producto específico, generalmente mediante un proceso de licitación. El proceso de RFP ofrece cierta estructura a la decisión de contratación y permite que puedan identificarse claramente y al inicio los riesgos y beneficios.


Una RFP generalmente implica más que una solicitud de precios y de hecho puede no solicitarse precio alguno, ya que el paso siguiente es la Solicitud de Cotización (RFQ). La información que suele solicitarse incluye información e historial corporativos, información financiera, capacidad técnica (se utiliza en grandes contrataciones de servicios, cuando el producto no se ha fabricado anteriormente o cuando el requerimiento podría cumplirse cambiando los recursos técnicos), información del producto, como la disponibilidad de existencias, y el plazo estimado de finalización, así como referencias de clientes que puedan verificarse para determinar la idoneidad de la empresa.

En el sector de las fuerzas militares, se realiza una RFP para cumplir con un Requisito Operativo (OR, por sus siglas en inglés), luego de lo cual la autoridad militar de contratación normalmente publica Especificaciones Técnicas detalladas para que los contratistas potenciales presenten sus propuestas (es decir, RFQ u ofertas). En el sector civil, una RFP puede formar parte de un proceso de venta más complejo con negociaciones posteriores.

 

Las RFP generalmente incluyen especificaciones del producto, proyecto o servicio para el que se está solicitando la propuesta. Cuanto más detalladas sean las especificaciones, mayor será la probabilidad de que las propuestas que se presenten sean precisas. En general, las RFP se envían a vendedores autorizados o a listas de proveedores.

 

Los oferentes envían una propuesta en una fecha y un horario establecidos. Las propuestas enviadas luego de la fecha y el horario establecidos podrán considerarse o no, esto dependerá de los términos y condiciones de la RFP original. Las propuestas se utilizan para evaluar la idoneidad de un vendedor, proveedor o socio institucional. Las propuestas pueden ser objeto de debate (generalmente para aclarar cuestiones sobre capacidades técnicas o para advertir errores en las propuestas). En algunas oportunidades, se puede invitar a todos o solo a algunos oferentes seleccionados a participar de ofertas posteriores o bien se les puede solicitar que presenten su mejor propuesta financiera y técnica, comúnmente denominada Mejor Oferta Definitiva (BAFO, por sus siglas en inglés).


Solicitud de Cotización (RFQ)

La denominada solicitud de cotización (RFQ) es un proceso comercial estándar cuyo propósito es invitar a proveedores a participar de un proceso de licitación para que presenten propuestas para productos o servicios específicos. RFQ generalmente significa lo mismo que IFB (Invitación a Ofertar). Una RFQ no suele incluir solamente el precio por producto o servicio, sino que es posible que durante el proceso de licitación se solicite información como términos y condiciones de pago, nivel de calidad por producto o servicio y duración del contrato.


Para recibir cotizaciones correctas, los RFQ suelen incluir especificaciones de los productos/servicios para asegurarse de que los proveedores estén ofertando en función del mismo producto/servicio. Lógicamente, cuanto más detalladas sean las especificaciones, más precisas serán las cotizaciones y por lo tanto serán susceptibles de comprobación entre proveedores. Otra razón para ser detallado al enviar una RFQ es que las especificaciones podrían ser utilizadas como documentación legalmente vinculante para los proveedores.


Los proveedores deben enviar su oferta en una fecha y un horario establecidos para ser considerados para la adjudicación. Las ofertas pueden ser objeto de debate (generalmente para aclarar cuestiones sobre capacidades técnicas o para advertir errores en las propuestas). La presentación de la oferta no necesariamente implica el fin de la licitación, ya que puede haber varias rondas de presentación o incluso una subasta inversa para así obtener el mejor precio del mercado.


Las RFQ son las más adecuadas para productos y servicios que se prevén en normas o que son productos primarios, ya que esto permite que las cotizaciones de los proveedores sean comparables. En la práctica, muchos negocios usan una RFQ cuando lo más apropiado sería utilizar una RFP.


Una RFQ permite que diferentes contratistas presenten sus cotizaciones, de entre las cuales se elige a la mejor. Además, permite que la competitividad en la licitación sea bastante elevada ya que los proveedores están seguros de que no son los únicos que están ofertando por los productos.


Contrato

En el contrato de un proyecto deben incluirse los requisitos específicos del proyecto, el detalle de lo que se va a instalar, la indicación de cuáles son los resultados aceptables de las pruebas y la documentación que debe entregarse. El cliente y el contratista son quienes deberán negociar este contenido y además plasmarlo por escrito.

 

No se trata de detalles irrelevantes ya que resultan de importancia para garantizar que el cliente obtenga lo que espera y que el contratista sepa lo que se espera de él con respecto al diseĖo de la red, el cálculo de los costos, la instalación en sí y la comprobación del rendimiento para así mostrar que el trabajo se ha finalizado y que debe realizarse el pago.

 

Deben incluirse en el contrato los cronogramas de pago e información sobre la titularidad de los equipos. Asimismo, debe hacerse referencia a la transferencia de titularidad en el caso de que el contratista sea el propietario de los equipos que luego comprará el cliente. Además, deben incluirse disposiciones relativas al retiro, almacenamiento o desecho de los equipos que retire el contratista para facilitar la nueva instalación. También deben incluirse disposiciones sobre el cumplimiento de normas y códigos específicos, requisitos de protección con material contra fuego y otros procedimientos obligatorios.

 

Los contratos son documentos jurídicos y por esa razón deben redactarse con asistencia jurídica para asegurarse de que estos documentos cumplan con todos los requisitos legales en la jurisdicción local. Esto es imprescindible ya que en ciertas ocasiones los contratos terminan siendo cuestionados u objeto de procedimientos judiciales.

 

Preguntas de repaso

Verdadero/Falso

Indicar si la oración es verdadera o falsa

 

_____ 1. La documentación incluye toda la información sobre el proyecto de la red de cableado, sumado al marcado y etiquetado de los componentes correspondientes, con copias para el cliente y las correspondientes copias de seguridad.

 

Ejercicio con opciones múltiples

Identificar la opción que mejor complete el enunciado o responda a la pregunta.

 

_____ 2.     La documentación de un proyecto de fibra óptica debe comenzar a redactarse ______.

A. en cuanto comience el proyecto

B. cuando ya esté diseĖado el enlace

C. antes del comienzo de la instalación

D. antes de que se realice la comprobación

E. luego de la finalización del proyecto

F. cuando el cliente lo exija

 

Unir

                         

Unir los documentos con sus definiciones.

A.         Alcance del trabajo (SOW)

B.         Solicitud de propuesta (RFP)

C.        Solicitud de Cotización (RFQ)

D.        Contrato

 

 

_____    3.     Documento jurídico entre el contratista y el cliente en el que se especifican los requisitos del proyecto.

 

 _____    4.    Invitación a proveedores a participar de un proceso de licitación para productos o servicios específicos.

 

_____    5.     Describe el trabajo que realizará o los servicios que proveerá el contratista.

 

_____    6.     Invitación a proveedores para que presenten propuestas de un producto básico.

 

 

 

 

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