Apéndice D

Aplicación de los procesos de gestión de proyectos estándar en la gestión de proyecto de red de cables de fibra óptica

Por Alfred Sankara, PMP, CFOS/D DigiBridge TelCo

Introducción

El Instituto para la Gestión de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés) es la principal asociación profesional sin fines de lucro en el mundo para los profesionales de la gestión de proyectos, programas y cartera de proyectos.  El PMI aporta valor a casi 3 millones de profesionales en todo el mundo a través de la promoción, colaboración, educación e investigación.  El PMI se esfuerza por desarrollar la profesión de gestión de proyectos a través de sus normas reconocidas mundialmente, certificaciones, recursos, herramientas, investigación académica, publicaciones, cursos de desarrollo profesional y oportunidades de networking.

El PMI desarrolla la Guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos (A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK ® Guide) a fin de promover las normas de la gestión de proyectos y las guías recomendadas por los profesionales de proyectos en el mundo. La Guía PMBOK ®, cuarta edición, define el ciclo de vida de un proyecto como una combinación de las siguientes tres (3) frases principales: Iniciación, ejecución y cierre del proyecto Cada fase del ciclo de vida del proyecto abarca un conjunto de procesos integrados diseĖados para permitir que se finalice el trabajo necesario a fin de completar la fase.

La Guía PMBOK ®, 4° edición, categoriza los procesos de gestión de proyectos en las siguientes cinco (5) categorías conocidas como Grupos de procesos de gestión de proyecto.

Grupo de proceso de iniciación

Grupo de proceso de planificación

Grupo de proceso de ejecución

Grupo de proceso de monitoreo y control

Grupo de proceso de cierre

Estos Grupos de proceso de la gestión de proyectos se encuadran dentro de tres (3) fases principales correspondientes al ciclo de vida del proyecto.

Este documento analiza cómo se aplican los procesos de gestión de proyecto estándar a la gestión de proyectos de la red de cables de fibra óptica. El documento se basa sobre los procesos, procedimientos, normas y buenas prácticas de la Asociación de Fibra Óptica (FOA) a fin de ilustrar cómo los procesos de gestión de proyectos de fibra óptica se encuadran dentro del marco de gestión de proyectos estándar del PMI que se describe en la Guía PMBOK ®, 4° edición.

La FOA es una organización educativa internacional sin fines de lucro que promueve el profesionalismo en el campo de la fibra óptica a través de la educación, la certificación y las normas. Fundada en 1995, la FOA ha estado participando activamente en el desarrollo de normas de la industria de las telecomunicaciones y la promoción de las aplicaciones y educación sobre la fibra óptica.  De conformidad con las buenas prácticas de la FOA, las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos de la red de cables de fibra óptica incluyen el DiseĖo, la Instalación y la Evaluación.

 

Iniciación del proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ®, 4° edición, la iniciación del proyecto incluye todos los procesos necesarios para definir un proyecto nuevo y obtener la autorización para comenzar el proyecto. Durante la fase de Iniciación del proyecto, se define el alcance inicial del trabajo y se asignan los recursos financieros iniciales. El gerente del proyecto asignado al proyecto relevante desarrolla el acta de constitución del proyecto que, luego de la aprobación, está oficialmente autorizado.

La fase de Iniciación del proyecto se basa sobre el siguiente proceso principal: Desarrollo del acta de constitución del proyecto

Desarrollo del acta de constitución del proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ®, 4° edición, el Acta de constitución del proyecto autoriza formalmente el proyecto y documenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas. El gerente del proyecto se identifica y asigna preferentemente mientras el acta está siendo desarrollada y siempre antes de la fase de planificación del proyecto. El acta de constitución del proyecto brinda al gerente del proyecto la autoridad para asignar los recursos a las actividades del proyecto.

El Acta de constitución del proyecto es aprobada por una persona externa al proyecto que se denomina Patrocinador del proyecto. El Patrocinador es quien suministra los fondos para el proyecto y cuya aprobación del Acta de constitución del proyecto lo inicia formalmente.

Elementos del Acta de constitución del proyecto:

El Acta de constitución del proyecto se desarrolla sobre la base de los siguientes elementos.

Declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) del proyecto: descripción de los productos o servicios que serán proporcionados por el proyecto

El SOW incluye las necesidades del negocio, la descripción del alcance del producto, el plan estratégico, etc.

Caso de negocio: descripción de las necesidades del negocio y el análisis del costo/beneficio para justificar el proyecto

El caso de negocio incluye la demanda del mercado, las necesidades organizativas, la solicitud del cliente, el avance tecnológico, los requisitos legales, etc.

Contrato: documento legalmente vinculante en el caso de que el proyecto sea realizado para un cliente externo

Factor ambiental de la empresa: incluye las normas gubernamentales para la industria, la estructura de la organización, la condición del mercado, etc.

Activos de los procesos de la organización: incluye los procesos y políticas estándar de la organización, plantillas, información histórica y base de conocimiento de lecciones aprendidas.

 

Elaboración del acta constitutiva del proyecto (descripción)

Un Acta constitutiva de proyecto estándar resalta las necesidades del negocio, la comprensión actual de las necesidades del cliente y el producto o servicio que se intenta satisfacer. El Acta del proyecto incluye, entre otras cosas, lo siguiente:

Propósito o justificación del proyecto

Objetivos mensurables del proyecto y criterios de justificación

Requisitos de alto nivel

Descripción del proyecto de alto nivel

Riesgos de alto nivel

Resumen de cronograma de puntos cruciales del proyecto

Resumen del presupuesto

Requisitos de aprobación del proyecto (qué constituye el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto es exitoso, quién aprueba el proyecto)

Asignación del gerente del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad

Nombre y autoridad del Patrocinador o de la persona que autoriza el proyecto

La fase de iniciación del proyecto también incluye el proceso denominado Identificación de partes interesadas, que consiste en identificar a todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto y en documentar todos los detalles relevantes con respecto a sus intereses, compromiso e impacto en el éxito del proyecto.

Procesos de iniciación del proyecto de la red de cables de fibra óptica de la FOA


La iniciación del proyecto de la red de cables de fibra óptica se centra en los siguientes procesos claves:

Grupo de iniciación del proyecto

Elección del gerente del proyecto

Desarrollo del acta del proyecto

 

Planificación del proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ® , 4° edición, la planificación del proyecto consiste en el desarrollo del plan de gestión del proyecto y todos los documentos relevantes del proyecto para establecer el alcance de trabajo del proyecto necesario a fin de alcanzar los objetivos del proyecto. La planificación del proyecto integra todos los aspectos necesarios para realizar el trabajo necesario durante el ciclo de vida del proyecto, entre los que se incluyen el alcance, el tiempo, los costos, la comunicación, la calidad, el riesgo y el aprovisionamiento.

La fase de planificación del proyecto incluye los siguientes procesos:

Desarrollo del plan de gestión del proyecto

El proceso de Desarrollo del plan de gestión del proyecto consiste en la documentación de las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes complementarios. El plan de gestión del proyecto determina cómo se va a planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto,

Recolección de requisitos:  La recolección de requisitos consiste en definir y documentar las necesidades de las partes interesadas para fin de cumplir con los objetivos del proyecto

Definición del alcance: Consiste en el desarrollo de una descripción detallada del proyecto y del producto.

Creación de una estructura de descomposición del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés): Consiste en subdividir los productos finales y el trabajo del proyecto en componentes más pequeĖos y más manejables

Definición de actividades: Consiste en identificar las acciones específicas que se realizarán a fin de fabricar productos finales del proyecto

División de actividades en secuencias:  Consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto

Estimación de los recursos para las actividades: Consiste en estimar el tipo y la cantidad de material, gente, equipo o suministros necesarios para llevar a cabo cada actividad.

Estimación de la duración de las actividades: Consiste en calcular la cantidad de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades identificadas de manera individual.

Desarrollo del cronograma: Consiste en analizar las secuencias y duración de las actividades, los requisitos de recursos y las limitaciones del programa para crear un cronograma de proyecto

Estimación de costos: Consiste en desarrollar y calcular los recursos monetarios que se necesitan para completar las actividades del proyecto.

Determinación del presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo a fin de establecer y autorizar el costo inicial

Planificación de la cantidad: Consiste en identificar los requisitos y/o normas de calidad para el proyecto y el producto y documentar cómo el proyecto cumplirá con ellos

Desarrollo del plan de recursos humanos: Consiste en identificar y documentar las tareas, responsabilidades y habilidades requeridas para el proyecto, informar relaciones y crear un plan de gestión del personal

Planificación de la comunicación: Consiste en determinar las necesidades de información para las partes interesadas del proyecto y definir un enfoque de comunicación

Planificación de gestión de riesgos Consiste en definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto

Planificación del aprovisionamiento: Consiste en documentar las decisiones de compra del proyecto, especificar el enfoque e identificar potenciales proveedores

 

Procesos de planificación del proyecto de la red de cables de fibra óptica de la FOA

La actividad principal durante la planificación del proyecto de redes de cable de fibra óptica se basa en el DiseĖo. Los siguientes procesos se incluyen en el Grupo de procesos de diseĖo de redes de cable de fibra óptica.

Grupo de proceso de diseĖo

Desarrollo de requisitos de comunicaciones de enlace

Desarrollo de requisitos de equipos y componentes

Elección de la ruta de enlace y obtención de permisos

Desarrollo de requisitos de los componentes de la red de cables

Determinación de la coordinación con personal de instalación en general y personal de instalaciones eléctricas

Desarrollo de documentación de instalación

Desarrollo de guías para inspeccionar el trabajo en cada paso

Desarrollo de plan de evaluación

Desarrollo de plan de reparación

Desarrollo de cronograma de instalación

Desarrollo del contrato de instalación de fibra óptica, incluyendo los requisitos del proyecto

 

Ejecución de proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ®, 4° edición, la ejecución del proyecto incluye todos los procesos necesarios para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto. La ejecución del proyecto consiste en coordinar las personas y los recursos, así como integrar y realizar actividades de proyecto según lo especificado en el plan de gestión del proyecto.

La ejecución del proyecto incluye los siguientes procesos:

Dirección y gestión de la ejecución del proyecto: Realización del trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto

Realización de un aseguramiento de la calidad: Auditoría de los requisitos de calidad y resultados de las medidas de control para asegurar que se utilicen operaciones de calidad y que se cumplan con los estándares de calidad

Adquisición el equipo del proyecto: Confirmación de la disposición de los recursos humanos y obtención del equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto

Desarrollo del equipo del proyecto: Mejora de las competencias, interacción del equipo y del ambiente general del equipo para mejorar el desempeĖo del proyecto

Gestión del equipo del proyecto: Seguimiento del desempeĖo de los miembros del equipo, retroalimentación, resolución de asuntos y gestión de cambios para optimizar el desempeĖo del proyecto.

Distribución de información: Hacer que la información relevante esté disponible para las partes interesadas del proyecto, según se planificó

Gestión de las expectativas de las partes interesadas: Comunicación y trabajo junto con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades y resolver todos los asuntos que pudieran surgir

Aprovisionamiento: Obtención de respuestas por parte de proveedores, selección de proveedores y firma de contratos

 

Monitoreo y control del proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ®, 4° edición, la fase de Monitoreo y control del proyecto incluye todos los procesos necesarios para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeĖo del proyecto, así como también para identificar los cambios necesarios para realizar y finalmente implementar esos cambios.

La supervisión y control del proyecto incluye los siguientes procesos:

Monitoreo y control del trabajo del proyecto: Seguir, revisar y regular el progreso a fin de cumplir con los objetivos de desempeĖo definidos en el plan de gestión del proyecto El monitoreo incluye el reporte de estado, la medición del progreso y la previsión. El reporte del progreso proporciona el estado de desempeĖo del proyecto con relación al alcance, el cronograma, los costos, los recursos, la calidad y los riesgos.

Realización de un control de cambio integrado: Revisación de la solicitud de cambios, aprobación de cambios y gestión de cambios con respecto a los productos finales, activos de la organización, documentos del proyecto y el plan de gestión del proyecto.

Verificación del alcance: Formalización de la aceptación de los productos finales del proyecto completos

Control del alcance: Monitoreo del estado y del alcance del proyecto y del producto, y gestión de los cambios al alcance inicial

Control del cronograma: Monitoreo del estado y el proyecto a fin de actualizar el progreso del proyecto y gestionar los cambios al cronograma inicial

Control de los costos: Monitoreo del estado y el proyecto a fin de actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los cambios al costo inicial

Realización de un control de calidad: Monitoreo y registro de los resultados de la ejecución con respecto a las actividades de calidad a fin de evaluar el desempeĖo y recomendar los cambios necesarios

Reporte del desempeĖo: Recolección y distribución de información de desempeĖo, incluyendo reportes de estado, mediciones de desempeĖo y previsiones

Monitoreo y control de riesgos: Implementación del plan de respuesta a riesgos, seguimiento de riesgos identificados y evaluación de la efectividad del proceso de riesgo durante todo el proceso

Administración de los aprovisionamientos: Gestión de las relaciones de aprovisionamiento, monitoreo de la ejecución del contrato y realización de cambios y correcciones según sea necesario.

 

Procesos de ejecución del proyecto de la red de cables de fibra óptica de la FOA

La fase de ejecución del proyecto de la red de cables de fibra óptica se centra en las actividades de instalación de la infraestructura de comunicación. La fase de instalación se puede subdividir en fase de preinstalación, instalación y posinstalación.

Los siguientes párrafos describen el desglose de los procesos involucrados en cada fase.

Grupo de proceso de preinstalación:

Elección del o de los contratista(s) / instalador(es)

Análisis/firma del contrato con el o los contratista(s) y entrega de conjuntos de planes al o a los contratista(s)

Revisión de los componentes con el o los contratista(s)

Gestión del aprovisionamiento para la elección de los equipos, componentes y proveedores de la red de cables

Realización de pedidos de componentes, programación de los plazos y lugares de entrega

Almacenamiento, inspección y aseguramiento del material

Realización de una recorrida de la ruta de enlace con el o los contratista(s) y anotación de los requisitos especiales

Revisión de contrato con el o los contratista(s)

Revisión del cronograma con el o los contratista(s)

Revisión de las reglas de seguridad con el o los contratista(s) y publicación de reglas en el sitio de empleos

Revisión del plan de reparación con el o los contratista(s)

Revisión del plan de evaluación con el o los contratista(s)

Capacitación de los instaladores sobre toda instalación de nuevos componentes u operación de nuevos equipos

Preparación del sitio de instalación y suministro de energía

Notificación a los contratistas y a todas las partes interesadas acerca de la fecha de inicio de la instalación

 

Grupo de proceso de instalación:

Control del cumplimiento del trabajo con las especificaciones en cada paso

Realización de revisiones diarias con relación al proceso, progreso y datos de evaluación

Reporte de problemas y soluciones, así como de faltas de material a las partes interesadas correspondientes

Grupo de proceso de posinstalación:

Realización de una inspección final del trabajo

Revisión de los datos de evaluación sobre la red de cables

Instalación y evaluación del sistema de comunicación

 

Cierre del proyecto

De conformidad con la Guía PMBOK ®, 4° edición, el Cierre del proyecto consiste en la ejecución de todos los procesos necesarios para finalizar todas las actividades y completar formalmente el proyecto o las obligaciones contractuales. El Cierre del proyecto puede incluir lo siguiente:

Obtención del consentimiento por parte del cliente o patrocinador

Realización de una revisión posterior al proyecto

Registro del impacto de la adaptación a cualquier proceso

Documentación de las lecciones aprendidas

Archivo de todos los documentos relevantes del proyecto en el Sistema de Información de Gestión del proyecto (PMIS, por sus siglas en inglés)

Cierre de aprovisionamientos

 

El Cierre del proyecto incluye los siguientes procesos:

Cierre del proyecto: Finalización de todas las actividades del proyecto para completar formalmente dicho proyecto

Cierre de aprovisionamientos: Finalización del aprovisionamiento para cada proyecto

 

Procesos de cierre del proyecto de la red de cables de fibra óptica de la FOA

El cierre del proyecto de la red de cables de fibra óptica se centra en actualizar el plan de reparación y la documentación del proyecto con los resultados de la evaluación, las modificaciones realizadas durante la ejecución, etc.

Los siguientes pasos representan los procesos principales que se realizan durante la fase de cierre del proyecto de red de cables de fibra óptica:.

Grupo de proceso de cierre:

Actualización y llenado de documentación

Actualización y finalización del plan de reparación

Almacenamiento del plan de reparación, la documentación y los componentes, etc.

Documentación de las lecciones aprendidas

Almacenamiento en archivo de todos los documentos relevantes del proyecto en el Sistema de Información de Gestión del proyecto (PMIS)

Cierre de aprovisionamientos

 

 

 

Conclusión

Este documento es un pequeĖo aporte para demostrar que la gestión de proyecto de la red de cables de fibra óptica puede realizarse observando el marco de gestión de proyectos del PMI descripto en la Guía PMBOK ®, 4° edición. Las fases de DiseĖo, Instalación y Evaluación del proyecto de red de cables de fibra óptica pueden desglosarse para poder adaptarse al ciclo de vida del proyecto de la Guía PMBOK ®, que incluye la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre del proyecto.

El documento también propone que la gestión del proyecto de red de cables de fibra óptica puede mejorarse mediante la implementación de los procesos de gestión del riesgo del proyecto de PMI, con el fin de contribuir al aumento del índice de éxito del proyecto de fibra óptica.

 

Resumen de los Procesos de gestión del proyecto de la red de cables de fibra óptica

Iniciación del proyecto

Grupo de proceso de iniciación

Elección del gerente del proyecto

Desarrollo del acta constitutiva del proyecto

 

Planificación del proyecto

Grupo de proceso de diseĖo

Desarrollo de requisitos de comunicaciones de enlace

Desarrollo de requisitos de equipos y componentes

Elección de la ruta de enlace y obtención de permisos

Desarrollo de requisitos de los componentes de la red de cables

Determinación de la coordinación con personal de instalación en general y personal de instalaciones eléctricas

Desarrollo de documentación de instalación

Desarrollo de guías para inspeccionar el trabajo en cada paso

Desarrollo de plan de evaluación

Desarrollo de plan de reparación

Desarrollo de cronograma de instalación

Desarrollo del contrato de instalación de fibra óptica, incluyendo los requisitos del proyecto

 

Ejecución de proyecto

Elección del o de los contratista(s) / instalador(es)

Análisis/firma del contrato con el o los contratista(s) y entrega de conjuntos de planes al o a los contratista(s)

Revisión de los componentes con el o los contratista(s)

Gestión del aprovisionamiento para la elección de los equipos, componentes y proveedores de redes de cables

Realización de pedidos de componentes, programación de los plazos y lugares de entrega

Almacenamiento, inspección y aseguramiento del material

Realización de una recorrida de la ruta de enlace con el o los contratista(s) y anotación de los requisitos especiales

Revisión de contrato con el o los contratista(s)

Revisión del cronograma con el o los contratista(s)

Revisión de las reglas de seguridad con el o los contratista(s) y publicación de reglas en el sitio de empleos

Revisión del plan de reparación con el o los contratista(s)

Revisión del plan de evaluación con el o los contratista(s)

Capacitación de los instaladores sobre toda instalación de nuevos componentes u operación de nuevos equipos

Preparación del sitio de instalación y suministro de energía

Notificación a los contratistas y a todas las partes interesadas acerca de la fecha de inicio de la instalación

 

Grupo de proceso de instalación:

Control del cumplimiento del trabajo con las especificaciones en cada paso

Realización de revisiones diarias con relación al proceso, progreso y datos de evaluación

Reporte de problemas y soluciones, así como de faltas de material a las partes interesadas correspondientes

 

Grupo de proceso de posinstalación:

Realización de una inspección final del trabajo

Revisión de los datos de evaluación sobre la red de cables

Instalación y evaluación del sistema de comunicación

 

Cierre del proyecto

Grupo de proceso de cierre:

Actualización y llenado de la documentación

Actualización y finalización del plan de reparación

Almacenamiento del plan de reparación, la documentación y los componentes, etc.

Documentación de las lecciones aprendidas

Almacenamiento en archivo de todos los documentos relevantes del proyecto en el Sistema de Información de Gestión del proyecto (PMIS)

Cierre de aprovisionamientos

 

Alfred Sankara, PMP, CFOS/D – gerente de proyectos de telecomunicaciones

Alfred es un especialista en telecomunicaciones que ha participado activamente en la planificación, instalación y operaciones de infraestructuras de las telecomunicaciones desde 1999.

En los Estados Unidos y en África, Alfred participó de la ejecución de varios proyectos de telecomunicaciones, incluyendo el desarrollo de planes y especificaciones, instalaciones de redes de fibra óptica (FTTH, SONET, DWDM, Carrier Ethernet y OTN), y de la implementación de redes inalámbricas (WiMAX, Wi-Fi, UMTS y LTE).

Alfred es cofundador de DigiBridge TelCo a fin de contribuir a reducir la brecha digital en países emergentes mediante el asesoramiento a entidades gubernamentales en la instalación de infraestructuras de telecomunicaciones de última tecnología.

 

 

 

 

 

 

 

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