Apéndice C

 

Proceso de estimación

 

Esta guía relativa al proceso de estimación fue escrita por Doug Elliot, instructor y expresidente de la FOA.


Toda persona involucrada o que esté pensando en adentrarse en el arte de la estimación debe considerar, desde un comienzo, que antes de siquiera intentar realizar este trabajo se requieren ciertas competencias y habilidades. Si usted no tiene estas habilidades y/o no está dispuesto a desarrollarlas, es posible que se enfrente a grandes problemas. Puede realizar algunos trabajos y salir airoso de ellos, pero eventualmente la ineptitud saldrá a la luz. 

 

Realizar estimaciones debe ser considerada como una de las actividades más importantes dentro de la industria contratista. Se puede definir de la siguiente manera: una evaluación profunda y completa del proyecto propuesto, en función de estimaciones sobre las unidades de trabajo, los costos del material y otros factores relacionados que abarcan el proyecto por completo y, por lo tanto, la predicción de sus costos.

 

Un análisis de los costos operativos de la mayoría de las empresas contratistas demuestra que las actividades del departamento de presupuestos son tan importantes como las de cualquier otro departamento. 

 

Desglose aproximado de los costos:
Adquisición y almacenamiento 8 %
Departamento contable 18 %
Departamento de presupuestos 15 %
Gastos generales indirectos 23 %
Administración 20 %
Departamento de construcción 16 %

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Total 100 %

 

Si los costos operativos del departamento de presupuestos comprenden un 15 % del presupuesto operativo proyectado para el contratista, ciertamente debe ser un departamento con personal altamente competente y profesional que pueda brindar estimaciones realistas, precisas y concisas. 

 

ii. El calculista:

El calculista es el factor humano de una estimación. Los cálculos computarizados, aunque son concisos, son tan buenos como el factor humano (tal como refleja la frase "Basura entra, basura sale"). Independientemente del método empleado, el calculista debe contar con todas las habilidades y la preparación profesional necesarias para preparar una propuesta. Asimismo, dichas habilidades y preparación deben complementarse con una amplia experiencia técnica. Como seĖala la siguiente frase: "no se puede hablar sinceramente sobre algo que no se ha experimentado".

 

Características personales necesarias de un calculista:
Tacto y diplomacia

Mente metódica
Mente analítica

Iniciativa 
Valor y confianza en sí mismo

Concentración 

 

Aptitudes prácticas y técnicas que se requieren del calculista:
Matemática

Idiomas
Imaginación

Experiencia práctica
Caligrafía y escritura

Capacidad de leer y realizar anteproyectos

 

Herramientas necesarias para el calculista:
Lápices

Calculadora
Grabadora

Cámara
Otros Elementos de oficina

Planillas de cómputo 

 

Tacto y diplomacia
Un calculista debe poder enfrentar situaciones distintas a las actividades normales de estimación, si es que alguna vez dichas actividades pueden calificarse de normales. Dichas situaciones comprenden, por ejemplo, mantener la armonía dentro de la organización, tratar con clientes, resolver problemas en el campo, etc. 

 

Mente metódica
Un calculista debe poder planificar el trabajo de manera clara, concisa y metódica. Esta es la única manera de controlar y verificar el trabajo, y minimizar las posibilidades de error y repetición.

 

Iniciativa
El calculista debe crear ciertos sistemas que luego deberán poder utilizarse en la preparación de la propuesta. También debe ser capaz de crear unidades de trabajo que deben reflejar las tendencias y los cambios actuales en el mercado.

 

Mente analítica
Muchas veces, los planos carecen de detalles. El calculista debe utilizar todas sus capacidades analíticas para detectar estas omisiones. Remítase al párrafo titulado Imaginación. 

 

Valor y confianza en sí mismo
El calculista debe ser capaz de utilizar su buen juicio para establecer las unidades de cálculo en particular y planificar el proyecto en general. Debe demostrar que tiene el valor necesario para superar obstáculos. El calculista trabaja conjuntamente con la gerencia y debe ser capaz de especificar y, en ocasiones, defender las cifras de la propuesta con seguridad.

 

Poder de concentración
Muchas veces, un calculista debe soportar situaciones de mucho estrés, muy ajetreadas e incluso caóticas. La atención al detalle y la capacidad de poder aislarse del entorno generalmente requiere mucho más poder de concentración que el habitual.

 

Matemática
Debe tener un sólido conocimiento de la matemática. Déjeme ejemplificar esto diciendo que muchos trabajos se han perdido por sumar erróneamente una columna de cifras. Muchos trabajos han sufrido por colocar un separador decimal en el lugar incorrecto en algún lugar del cálculo o por transportar cifras erróneamente. Se puede calcular de forma errónea o ingresar de forma incorrecta una cantidad en el cálculo. Por lo tanto, las cifras finales resultan ser incorrectas y usted se puede encontrar en el medio de un desorden muy costoso.

 

Idiomas
Debe tener un buen dominio del idioma inglés, así como un vasto conocimiento de todos los acrónimos y abreviaturas. Recuerde que probablemente usted no será la única persona que leerá sus cálculos. Quizá tenga que viajar por negocios y alguien más deba tener que completar su proyecto. En este caso, es muy posible que deba entregar sus cálculos y cómputos al gerente del proyecto para que pueda controlar las horas, verificar las unidades de trabajo, listas de materiales, etc. Si sus colegas no pueden leer su letra y/o cifras matemáticas en las planillas, no podrán trabajar con ellas. Existen cientos de acrónimos y abreviaturas asociadas con la industria de las telecomunicaciones y la fibra óptica. Debe ser capaz de manejar todas ellas con soltura.

 

Imaginación
Debe poseer una imaginación vívida y habilidosa. Debe ser capaz de imaginar o visualizar cómo se verá en la realidad el proyecto terminado o porciones específicas de dicho proyecto. La imaginación es una habilidad adquirida que se desarrolla con la experiencia. Si está montando un panel de distribuciones/de conexiones en una pared de un gabinete de telecomunicaciones, debe ser capaz de visualizar el producto terminado para poder realizar el trabajo de manera apropiada. Muchas personas carecen de esta capacidad y dejan pasar componentes o unidades de trabajo relevantes. Es difícil expresar cuánta imaginación se necesita para realizar un trabajo adecuado y completo, pero, créame, es necesaria. A las personas que carecemos de dicha capacidad, sugiero tratar de hacer "bocetos de detalles" a fin de asegurarse que se hayan incluido todos los materiales pertinentes. Esto puede servir si tiene el mismo tipo de instalación repetitiva en distintos pisos de un solo edificio.

 

Experiencia en el campo
No puedo imaginar cómo alguien que no tiene conocimiento de la industria puede realizar un trabajo de estimación adecuado y completo. No obstante, algunos logran salir del apuro, e incluso logran obtener ganancias del negocio durante un tiempo, pero, eventualmente, la verdad sale a la luz. Si usted no conoce el proyecto o la industria, ņcómo es posible que pueda realizar una estimación? 

 

Aquí tenemos en cuenta las comunicaciones en general y las fibras ópticas en particular. Si usted no conoce los procedimientos utilizados para instalar conectores, no sabe cómo realizar empalmes, instalar cables (tanto de cobre como de fibra óptica), no puede calcular el costo del trabajo. Debe tener conocimiento de las distintas líneas de productos disponibles en el mercado, cómo se deben instalar y cómo se deben proteger. Si no está familiarizado con el tiempo que toma y el cuidado que se debe aplicar en la instalación de estos productos, no puede realizar una estimación correcta del trabajo. Es muy difícil para mí entender cómo una persona ajena a la industria o un calculista novato en la industria de las telecomunicaciones y la fibra óptica puede esperar cotizar de manera adecuada y completa un trabajo, y obtener ganancias de él. Solo se puede lograr con la ayuda de suerte y oración.

 

Caligrafía o escritura
Otro factor que se debe tener en cuenta a la hora de realizar una estimación es la capacidad de escritura. Muchas personas me han dicho que mi letra se parece a la de un doctor, lo cual no es para nada un cumplido. Es posible que mi letra no sea la mejor, pero a la hora de realizar estimaciones, es impecable. En todas las estimaciones que hago utilizo impresiones, como lo hace la mayoría de los calculistas. La razón es muy simple. La gente desea poder leer lo que está escrito, es más, yo quiero poder leer que está escrito. Y esto es particularmente importante en tres o cuatro meses, o un aĖo o dos aĖos después, cuando se deba volver a un proyecto.

 

Capacidad de leer y hacer anteproyectos; 
Todo calculista debe tener la capacidad de leer anteproyectos, así como de poder realizar "planos detallados" y anteproyectos del sitio de la obra que sean legibles y que se puedan entender. Los aspectos más importantes que debe tener en cuenta un calculista con respecto a la capacidad de leer anteproyectos son los siguientes:

 

La escala del dibujo, es decir, la proporción de las medidas. Por ejemplo: 1:10, 1 pulgada = 10 pulgadas, 1/4 pulgadas. = 1 pie. etc.

 

ņLas medidas se expresan en el sistema imperial (el que se utiliza en inglés) o en el sistema métrico?

 

Los símbolos utilizados para identificar los distintos tipos de equipo y los distintos tipos de instalación. Por ejemplo: de instrumentación, de comunicaciones, eléctricas, etc.

 

Documentación específica y diagramas del equipo.

 

Las distintas elevaciones del proyecto. 

 

Herramientas requeridas:
Me aseguro de que los materiales y herramientas que utilizo a la hora de realizar las estimaciones sean de la mejor calidad posible. Recuerde que solo atraviesa esta etapa una sola vez, y es mejor hacerlo en "primera clase". 

 

Los lápices deben utilizarse por la simple razón que todos cometemos errores y es mucho más fácil borrar los trazos de lápiz que los de una lapicera o tinta.

 

Las calculadoras deben ser únicamente calculadoras con impresora o rollos de papel. Las calculadoras de bolsillo no sirven para este trabajo. Tienen muy poca capacidad para almacenar información, si es que tienen alguna, y por lo tanto no cuenta con ningún medio para revisar o cotejar sus cálculos posteriormente.

 

Las grabadoras son muy útiles cuando visita el sitio de la obra o cuando piensa en algo que será de utilidad más adelante. Esto puede sonar un poco tonto, pero sucede que muchos de nosotros despertamos en horas de la madrugada cuando se nos ocurre una idea. Despertamos pensando que un elemento o método particular podría funcionar bien en un trabajo determinado. Ya sea escribir la idea en una hoja o grabarla en audio sirve para guardarla y analizarla en el futuro. (Una breve anotación siempre es mejor que una buena memoria). La visita al sitio donde se emplazará la obra puede resultar un desastre si no lleva consigo una grabadora. Si graba lo que está diciendo mientras realiza la visita, esta volverá a su cabeza cuando escuche sus notas y, con suerte, no dejará pasar ningún asunto importante del proyecto. Es verdad que aun así tendrá que tomar medidas y realizar otras actividades, pero eso es inevitable. Lo importante es que se puede guardar una gran cantidad de detalles de manera precisa en una grabadora. Manténgase fuera del alcance del oído de otras personas mientras está en la visita al sitio de la obra.

 

Cámaras Las cámaras hacen milagros. Si está trabajando en un edificio existente y desea tener un registro permanente de algunos detalles del lugar, puede recurrir a una cámara. Si se trata de una instalación nueva dentro de un edificio ya existente, o dentro de un edificio nuevo en construcción, como dicen, una imagen vale más que mil palabras, y puede revelar detalles que las personas no notan a simple vista. Es importante que siempre pida permiso para utilizar la cámara en cualquier lugar. Esto se debe a que los clientes o propietarios pueden pensar que usted es un espía industrial y ponerse nerviosos o incluso enfadarse. 

 

Elementos de oficina. La oficina de un calculista debe contar con una silla cómoda, una mesa de dibujo, banqueta, lápices, papel cuadriculado, sacapuntas, buena iluminación, reloj, radio, gomitas o caramelos, planillas de cómputo, pizarra, cartelera, etc.

 

Las planillas de cómputo pueden ser simples, como una hoja con algunas líneas y un encabezado. También pueden ser sofisticadas, con el logotipo o membrete de la empresa, o bien puede ser algo intermedio como un bloc de notas con líneas y columnas que se venden en las librerías.

 

Las obligaciones de un calculista

 

Lea atentamente "Instrucciones para los licitadores"
En este documento se establece que el licitador ofrece realizar el trabajo dentro de un período de tiempo específico, a un precio determinado o según una base fija de pago, y que el trabajo se realizará de conformidad con los planos, especificaciones y otros documentos contractuales que se detallarán en la propuesta. Este documento le proporciona al licitador instrucciones específicas respecto a la fecha, hora y dirección del cierre de presentación de propuestas, entre otras cosas.

 

Condiciones generales
Este documento tiene como objetivo especificar los impuestos aplicables, el método de pago, los trabajos adicionales, las demoras, el seguro de responsabilidad, entre otras cosas.

 

Condiciones especiales de las especificaciones
Esta parte del documento describe los requisitos generales, como la inspección del sitio, la supervisión, la coordinación, la cooperación con los ingenieros o propietarios y otros requisitos.

 

En ella se proporcionan documentos para el progreso del trabajo, como notificaciones, controversias, notificaciones de prórrogas, compensaciones por prórrogas, trabajo adicional, etc.

También brinda una lista completa de los planos suministrados, cronogramas de construcción, materiales y otros equipos.

 

Se proporcionan dibujos de taller sujetos a aprobación, y todas las reglamentaciones relativas a los códigos de seguridad e incendios a nivel federal, estatal o provincial y local.

Detalla la seguridad del sitio de trabajo.

 

Especificaciones técnicas
El objetivo de este documento es describir los sistemas específicos como la conexión a tierra, la terminación e instalación de equipos, la división en etapas, las comprobaciones o pruebas, la verificación, el arranque y la puesta en marcha.

 

Cronograma del proyecto
El objetivo de este documento es permitir que el licitador establezca la mano de obra, la supervisión, el equipo, las herramientas, entre otras cosas, que considera van a ser necesarias durante el proceso. También ayuda al licitador a aplicar factores respectivos como las condiciones climáticas, obstrucciones, horas adicionales, etc. a las unidades de trabajo.

 

Obligaciones relativas al proceso estimación en su aspecto físico

 

Verificación de planos y documentos

El calculista debe verificar los planos que recibió junto con la lista de planos detallada en las Condiciones especiales de especificación.

Debe separar los planos o dibujos en sistemas o secciones. Esto permite un cómputo de los materiales más fácil y sistemático y la aplicación de las unidades de trabajo.

 

Los encabezados estándar son los siguientes:

Subestaciones

Iluminación

Distribución

Puesta a tierra

Calefacción

Instrumentación

Motores

Control

Comunicaciones, voz, datos, seguridad, reloj

 

Visita al sitio de la obra; 
La visita al sitio de la obra o un "tour de proyecto" es tan importante como sus capacidades o competencias laborales. Al momento de realizar una visita al sitio, se debe asimilar e incorporar todo lo que se pueda. Recuerde que no visita el sitio para ver el paisaje. Está allí para recolectar datos y así poder armar de manera adecuada un paquete preciso y completo para la estimación.

 

En una visita al sitio usted podrá ver los lugares reales para los equipos, el trazado para los conductos, las elevaciones apropiadas. Además, esta visita le permitirá aplicar los planos de arquitectura que normalmente acompaĖan al paquete de licitación. (Si el paquete de planos está incompleto, proceda a completarlo o bien anule el proyecto).

 

La visita al sitio le proporcionará una idea sobre lo que puede encontrarse cuando efectivamente concurra a la obra. Puede ver posibles obstrucciones para sus equipos cuando tengan que ingresar al sitio. Todo el trabajo podría tener que realizarse con escaleras de 12 escalones en lugar de andamios rodantes. Pero eso no lo sabrá a menos que lo vea.

 

Precisamente este es el propósito de la visita al sitio. Se podría decir que quienes no realicen esta visita también podrían considerar jugar al fútbol americano con una pelota de nitroglicerina. Existen muchas "historias de terror" sobre calculistas que no tomaron en serio la visita al sitio.


Cómputo métrico;
El calculista debe extraer todos los aparatos y materiales de los anteproyectos y detallarlos en las planillas de cómputo. Este proceso de detallar los materiales y cantidades para el cómputo métrico es la parte que requiere más precisión y atención en toda estimación. Las unidades de trabajo son directamente proporcionales a las cantidades de los materiales. Por lo tanto, un error de cálculo en una cantidad de material o aparatos afectará la totalidad del resultado de la licitación.

 

Este es el momento cuando los calculistas valoran la paz y tranquilidad del entorno.

Estar familiarizado con otros aspectos del proyecto, por ejemplo, la parte mecánica, estructural, entre otras, es un requisito para la mayoría de los calculistas.

 

Cotización;
Una vez que se han especificado en la planilla de cómputo métrico los materiales y aparatos, el calculista debe establecer sus respectivos costos. Deberá efectuarse de conformidad con las especificaciones técnicas y las especificaciones del fabricante detalladas en el paquete de licitación. Si se le ocurre una mejor opción y la licitación especifica que puede proponer un producto equivalente, debe presentar su idea con anterioridad al cierre de la licitación para asegurarse de que pueda ser aprobada. Este procedimiento le permitirá al calculista verificar si la descripción y el precio de cada unidad cumplen con los requisitos del cliente.

 

Unidades de trabajo;
Las unidades de trabajo son los pequeĖos números que utilizamos para calcular el tiempo, en HORAS DE TRABAJO/HOMBRE, que se necesitarán para realizar el trabajo. Generalmente aparecen detalladas en horas o en un porcentaje de una hora, pero nunca en minutos. Por ejemplo: 3,6 horas de trabajo/hombre equivalen a 3 horas más 0,6 o un 60 % de una hora. Esto puede resultar confuso para la persona inexperta, pero es necesario que aprenda a dominarlo rápidamente cuando tenga que realizar la estimación de un proyecto. Las unidades de trabajo sirven como guía para el calculista. Es muy importante aplicar los factores de trabajo al momento de ajustar las unidades de horas de trabajo/hombre para cubrir la pérdida de tiempo, la pérdida de eficiencia, etc., relacionadas con las condiciones de trabajo.

Queda a juicio del calculista aplicar los cálculos de unidades de trabajo a cada artículo material individual en la planilla de cómputo.

 

ņQué unidades de trabajo utiliza? ņUtiliza unidades de trabajo publicadas? ņCrea sus propias unidades de trabajo? ņUtiliza una combinación de unidades de trabajo publicadas y propias? La última opción es probablemente la mejor, pero debe verificarse rigurosamente. Las unidades de trabajo suelen desarrollarse a medida que se hace el trabajo y/o ve cómo se hace el trabajo. De todos modos, debe tener precauciones. Las horas de trabajo/hombre pueden ser un promedio de varios modelos de trabajo. Por ejemplo: Es posible que tenga suerte en una tarea específica y solo le lleve 15 minutos realizarla.

 

Pero, en realidad, la tarea probablemente le lleve 25 minutos, y en los casos en que se aplica la Ley de Murphy, puede llevar 35 minutos. Entonces, un buen promedio sería 25 minutos. Particularmente me gusta utilizar unidades de trabajo publicadas de diferentes fuentes, complementadas con mi propia experiencia.

 

Trabajo que no está incluido dentro del alcance las unidades de trabajo

Supervisión
Capacitación
Asistencia de técnicos de la fábrica
Instalación y remoción de equipo de tracción utilizado para la instalación de cables
Anclajes, sujetadores o soportes para cables o accesorios
Etiquetas para identificación de circuitos o sistemas o codificación por colores
Alcance de las unidades de trabajo

Unidades de trabajo para la instalación de cables

Descarga de cables e inspección de daĖos en la obra
Análisis de especificaciones, estudio de planos esquemáticos e identificación de locación
Traslado del cable hasta el lugar de instalación
Tendido del cable
Retiro de exceso de material y cajas de embalaje

Unidades de trabajo para los empalmes y terminaciones de cable

Medición y corte de los extremos de los cables para obtener la longitud adecuada
Cable y preparación para empalme o terminación
Empalme o terminación de cables
Lavado de los revestimientos de los cables, recubrimientos y chaquetas que se quitan para realizar el empalme

Realización de pruebas de cables y empalmes

Traslado de los equipos para pruebas desde el almacén de herramientas hasta el lugar del empalme
Traslado del equipo para pruebas hasta los siguientes lugares de prueba de empalmes
Instalación del equipo para pruebas
Conexión de energía provisoria al equipo para pruebas
Realización de las pruebas
Grabación de los resultados de las pruebas
Devolución del equipo para pruebas al área de almacenamiento de herramientas

Equipo accesorio para cables de fibra óptica

Descarga de material e inspección de daĖos en la obra.
Análisis de especificaciones, estudio de planos esquemáticos e identificación de locación
Traslado de materiales al lugar de la instalación
Instalación de aparatos
Retiro de exceso de materiales y cajas de embalaje

 

Suma de la planilla de cómputo; 
Sume el costo de los aparatos y materiales en la columna 5 en la última línea de la planilla de cómputo. Sume las "HORAS DE TRABAJO/HOMBRE" de las unidades de trabajo en la columna 7 en la última línea de la planilla de cómputo. 

Planilla de síntesis;
Aplique el total de la hora de trabajo/hombre y el total de los materiales y aparatos de cada planilla de cómputo individual a la planilla de síntesis.

 

Enumere todos los costos de campo, las horas extras de trabajo, el costo de los equipos y herramientas, etc. en la sección correspondiente.

 

Se deben tener en cuenta los aspectos comerciales y financieros de las Condiciones generales y especiales del contrato.

 

Con la ayuda adecuada del área de gestión, debe determinar el margen de ganancias y costos generales para aplicar a la estimación.

 

Calcule el costo total de trabajo por hora e ingréselo en la sección de costo de trabajo principal.

 

Suma de la planilla de síntesis;
Incluya todos los totales; trabajo, materiales, impuestos, ganancias, gastos generales, etc., y entonces obtendrá el precio cotizado.

 

Lo que se debe y no se debe hacer en el proceso de estimación

Cuando recibe el paquete de licitación, retire los documentos de la Licitación y guárdelos en un lugar seguro hasta su conclusión.

 

Comience un libro para Licitaciones. Cada vez que reciba una licitación, anote el nombre del proyecto, la fecha en que recibió los documentos, la fecha límite para presentar la propuesta, el nombre del cliente, el nombre de los calculistas y, lo más importante, el NÚMERO DE CÓDIGO.

 

NUNCA publique el nombre del proyecto en una cartelera, ni lo exponga en las planillas de cómputo o de síntesis. En especial, nunca lo exponga en ningún papel de trabajo que debe presentar al proveedor o vendedor para la cotización. Solo utilice el NÚMERO DE CÓDIGO para identificar el proyecto. Por ejemplo: M.Mouse Industries Inc. = 09FDE2300, (mes en que se recibió la licitación), FDE (iniciales del calculista), 2300 (la licitación n. ° 23 de 2000)

 

Lamentablemente, siempre hay gente poco ética en el mercado que no dudaría en sacar provecho de sus cálculos para poder mejorar su posición en la licitación. El departamento de presupuestos debe ser tratado como un área segura, y debe tratar de limitar sus visitas solo a lugares seguros, como una oficina privada.

 

Algunos proveedores tienen sus propias empresas de instalación. Si se trata de una empresa respetable, le informarán de dicho hecho, y protegerán su cotización. Tenga cuidado y evite aquellos que no lo hagan.

 

Debe conocer bien a los subcontratistas, proveedores, agentes inmobiliarios, etc.

 

Utilice su sentido de la ética. Ofrezca un precio justo, y no trate de "comprar el trabajo" bajando los precios y esperando algún beneficio. La industria contratista ha sido devastada en los últimos aĖos por contratistas que utilizan este tipo de prácticas de licitación. Un precio justo, una ganancia justa y una calidad de trabajo asegurarán la supervivencia de la industria.

Proceso de licitación

 

RFP versus RFQ 
Una "RFP, o "Solicitud de propuesta", consiste en un documento detallado preparado por una empresa, un propietario o un comprador en el cual se definen sus requisitos relativos al servicio y al equipo, que se envía a uno o varios proveedores. La respuesta de un proveedor a una RFP normalmente será vinculante para este.

 

Una RFQ, o "Solicitud de presupuesto", es un documento de licitación preparado por el comprador en donde se definen sus necesidades de servicio y equipo en términos bastantes amplios, y que se envía a uno o varios proveedores. La RFQ es mucho más detallada que la RFP. El objetivo de la RFQ o "Invitación a ofertar" es obtener ofertas firmes para la realización del trabajo a un precio específico o sobre bases específicas. El propietario no tiene ninguna obligación de aceptar ninguna de las ofertas recibidas.

 

Con frecuencia, la invitación a ofertar estipula que el propietario no tiene obligación de aceptar la licitación más baja, ni ninguna de las licitaciones. Lo que en realidad debe importar al propietario es obtener, de un grupo de contratistas, la mejor calidad de trabajo al mejor precio, y no necesariamente el menor precio por el trabajo. Si el menor precio ofertado es considerado aceptable por el propietario, como sucede en muchos casos, puede, mediante la aceptación del licitador, firmar un contrato de licitación. El menor precio no siempre es el mejor.

 

Algunos propietarios han adoptado un nuevo método para la elección del licitador. Se invita a cinco proveedores a licitar para un proyecto específico. Cuando se presentan todas las propuestas mediante el proceso de licitación, se procede a una selección de la manera que se explica a continuación: el licitador que ofertó el menor precio y el licitador que ofertó el mayor precio son eliminados del grupo. Las restantes licitaciones presentadas al panel de selección son analizadas rigurosamente y se elige la mejor. El fin de este método es tratar de que los proveedores sean honestos y se asegure un trabajo de calidad.

 

Uno de los problemas que surgen de la presentación de licitaciones está relacionado con aquel contratista que quiere retirar su propuesta. En este caso, el licitador puede retirar su oferta antes de su aceptación. Para evitar esta situación, el formulario de licitación por lo general estipula que la propuesta es irrevocable por un determinado período de tiempo. Si la propuesta se retira y el propietario sufre algún daĖo, tiene un derecho de acción contra el contratista.

 

Si un licitador puede establecer que su propuesta se basó sobre información presentada por el propietario que resulta ser errónea y que constituye, en virtud de la ley, una falsa representación inocente por parte del propietario, el licitador tiene el derecho de rescindir el contrato. Sin embargo, normalmente, el propietario tiene la precaución de indicar en los documentos de licitación que los licitadores no pueden depender de los anteproyectos, por ejemplo, para determinar las condiciones de trabajo. Deben realizar su propia investigación. Por esta razón la visita al sitio es de vital importancia.

 

Otro problema puede surgir cuando el contratista comete un error en su propuesta, se da cuenta de ello y trata de retirarla. Normalmente, el tiempo límite para retirar la propuesta varía de 24 horas a un máximo de 48 horas a partir del momento del cierre de la presentación de propuestas. Si la propuesta es presentada a un contratista general, el subcontratista tiene, por lo general, un período de al menos 24 horas para retirar su propuesta antes de la fecha límite correspondiente al contratista general para presentar su propuesta al cliente.

Si la licitación fue presentada con una garantía de sostenimiento de propuesta, el contratista debe notificar de inmediato al cliente con pruebas suficientes que justifiquen el error, para así poder retirar la propuesta y anular la garantía.

Debe examinar todos los documentos de la licitación de manera minuciosa para asegurarse que entiende claramente los derechos tanto del propietario como del contratista. Si tiene dudas, no trate de adivinar ni tenga una actitud sumisa. Consulte a su asesor legal, quien le brindará una correcta interpretación de la ley. Puede no ser tan malo como parece.

Normas para la estimación

 

Propósito

El propósito de una empresa al establecer estándares para la estimación es brindar un criterio uniforme para los cálculos de la licitación y asegurarse de que se utilice la misma base para la elaboración de informes sobre progreso y productividad del trabajo. Por lo tanto, es muy importante que estos estándares se actualicen de manera continua, de manera que siempre sean válidos tanto para la realización del trabajo como para su control. 

A fin de evitar complicaciones, una vez establecidas las unidades de base, estas permanecerán constantes, independientemente de cualquier aporte de actualización proveniente de cualquier fuente.

Las fuentes de aporte se actualizarán de la siguiente manera:

 

Cambios en la productividad de un tipo de industria a otra

 

Cambios en la productividad de distintas ubicaciones geográficas

 

Datos recolectados de experiencias reales de trabajo

 

Los cambios provenientes de los aportes se aplicarán como factores a los estándares, ya sea a horas de trabajo/hombre totales o a unidades individuales estándar. Se debe tomar una decisión sobre los cálculos de factoraje antes de comenzar el proceso de estimación.

 

Procedimientos

 

En los informes de progreso, trabajamos con horas "estimadas" y "reales". Las cantidades "estimadas" se expresan en "unidades de trabajo" y las cantidades "reales" se expresan en "horas de trabajo realizadas por el hombre". La diferencia es muy importante, dado que las cifras "estimadas" son hipotéticas, mientras las cifras "reales" representan el tiempo por el cual se debe pagar, ya sea que la estimación haya sido correcta o no.

 

Establecimiento de la estimación

La estimación de la licitación se determinará de la siguiente manera:

 

En el formato requerido por el cliente

 

En áreas o sistemas dentro de formato

 

Todos los materiales deben ser detallados minuciosamente en las "planillas de cotización" y las "unidades de trabajo" estándar se deben aplicar a las cantidades materiales y a otras actividades detalladas.


Al desglose se la asignará un código, en caso de que el cliente así lo solicite, para que se pueda cotejar con el "informe de progreso" y el "código de cuentas", y se mostrará en la "planilla de síntesis".

 

El Informe de progreso y el Informe de costo mensual deben permitir al gerente tener conocimiento del estado del trabajo en forma periódica. También es esencial que los informes de estimaciones, de sistema de control de trabajo y de costos de oficina estén directamente relacionados entre sí.

 

 

 

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